Note de service

Lors de réunions antérieures avec les membres du Comité des relations entre la Commission et la communauté juridique et les membres du Psychiatrists Stakeholders Committee pour traiter diverses questions d’intérêt commun, une question commune abordée est celle de l’accès aux dossiers des patients et de la transmission électronique des documents en vue des audiences de la Commission. Je vous écris à nouveau pour réitérer et mettre à jour des commentaires déjà communiqués et j’envoie une copie de la présente note aux membres des comités.

Pour assurer l’équité, l’efficacité et l’efficience des audiences, il est crucial que les avocats aient accès aux dossiers médicaux et que les parties aux audiences signifient efficacement et à l’avance à la Commission et aux autres parties les preuves documentaires sur lesquelles elles prévoient s’appuyer.

En vertu de l’art. 76 de la Loi de 1996 sur le consentement aux soins de santé, (https://www.ontario.ca/fr/lois/loi/96h02), l’avocat qui représente un patient à une audience de la Commission a légalement droit à l’accès total aux dossiers médicaux ou de santé de son client. De plus, étant donné les délais très serrés liés aux audiences de la Commission (et en raison de la nature des auditions électroniques, la méthode employée par la Commission depuis la COVID-19), l’avocat qui représente un patient à une audience n’a généralement pas de consentement signé du patient ni la capacité d’obtenir un consentement signé à la transmission électronique de documents, et peut ne pas avoir d’autres documents ou renseignements (comme la date de naissance provenant d’Aide juridique Ontario) confirmant la nomination. Néanmoins, il faut absolument donner à l’avocat l’accès immédiat au dossier complet du patient pour qu’il puisse bien représenter le client.

Je souligne que les règles et obligations professionnelles strictes imposées à l’avocat par le Barreau prévoient qu’il représente un client particulier. Par conséquent, il ne devrait pas avoir à fournir un quelconque document de son client (le patient) ou d’Aide juridique. Veuillez prendre note que la Commission ne peut pas confirmer si un avocat particulier représente un patient, puisque ce renseignement peut changer au cours du traitement d’une requête.

Dans le cas où un avocat demande des dossiers en vue d’une affaire de la Commission et où votre établissement est préoccupé par la question de savoir sil représente le requérant. la Commission suggère à votre personnel de demander à l’avocat de donner son nom et de confirmer verbalement ou électroniquement qu’il représente le patient à une audience de la Commission. Ce renseignement peut être consigné dans le dossier du patient ou dans ceux de l’établissement avec, si vous le choisissez, le statut de l’avocat auprès du Barreau de l’Ontario confirmé par une consultation de son site Web au https://Iso.ca/accueil.

Enfin, je précise que cette obligation s’applique, que la date de l’audience de la Commission relative à l’affaire soit déjà fixée ou non. La Commission ajoute que l’art. 76 de la Loi de 1996 sur le consentement aux soins de santé n’exige aucunement qu’un avis d’audience soit délivré avant l’exécution de l’obligation juridique claire de fournir les dossiers médicaux et de santé à l’avocat. Les affaires traitées par la Commission sont souvent de nature urgente et, dans tous les cas, il faut communiquer ces dossiers à l’avocat sans délai.

Compte tenu des délais stricts des audiences de la Commission et des questions importantes qui doivent être tranchées de manière efficace, les parties sont encouragées à échanger leurs documents et à divulguer leurs renseignements par voie électronique. Toutefois, les modalités de partage et d’échange des documents et de divulgation des renseignements sont entièrement laissées à la discrétion des parties. Ces dernières doivent s’assurer que les obligations de divulgation sont respectées conformément aux règles de pratique de la Commission, afin que les audiences puissent se dérouler sans retard. La Commission ne fournira pas de documents aux parties et n’agira pas en tant qu’intermédiaire entre les parties pour la divulgation ou l’échange de documents.

En outre, il importe que les parties examinent avec soin l’avis d’audience qu’elles reçoivent, ainsi que les règles de pratique de la commission affichées sur son site Web. En particulier, il faut passer en revue et suivre les règles 21 (sur les audiences électroniques) et 30 (sur la communication et le dépôt de documents). La Ligne directrice 4 contient des directives sur l’échange et le dépôt des documents sur lesquels les parties s’appuieront à l’audience. Le plus souvent, le médecin, qui a le fardeau de la preuve dans les audiences de la Commission, a des preuves documentaires à déposer en vue de l’audience. Cependant, toutes les parties doivent communiquer leurs documents directement aux autres parties dès que possible avant l’audience (veuillez à nouveau prendre note que la facilitation de cet échange ne relève pas de la responsabilité de la Commission). Les audiences de la Commission se tiennent par vidéoconférence et téléconférence, et le transfert ou la livraison de documents à la Commission doit être électronique.

Nous sommes certains que vous gardez à l’esprit les droits des patients et le rôle de la Commission dans l’exercice de vos fonctions, ainsi que les changements nécessaires, y compris l’accès aux dossiers médicaux et la transmission électronique des documents en temps opportun à la Commission de même que la divulgation en temps opportun entre les parties.

La Commission est consciente des pressions extraordinaires que vous continuez à subir, et vous remercie de votre dévouement, de votre engagement et de vos efforts.

<< signature originale >>

______________________
Marg Creal, C.R.
Présidente
Commission du consentement et de la capacité

c. : Comité des relations entre la Commission et la communauté juridique
c. : Psychiatrists Stakeholders Committee